Registermodernisierung: Das unsichtbare Fundament von Once-Only

Ein Versprechen, das man selten einlöst

„Once-Only" heißt: Ihre Daten geben Sie dem Staat nur einmal. Meldet sich eine Behörde später mit derselben Frage, holt sie die Antwort dort ab, wo sie schon liegt – nicht bei Ihnen. Auf europäischer Ebene ist dieses Prinzip über das Single Digital Gateway längst verankert. In der deutschen Verwaltungsrealität begegnet es Ihnen bisher selten.

Der Grund ist unspektakulär und trotzdem entscheidend: Die Register, in denen diese Daten liegen, sprechen nicht dieselbe Sprache. Genau hier setzt die Registermodernisierung an.

Worum es wirklich geht

Deutschland verwaltet Bürger- und Unternehmensdaten in über hundert getrennten Registern – Melderegister, Handelsregister, Fahrzeugregister und viele mehr. Historisch gewachsen, technisch heterogen, rechtlich in unterschiedlicher Hoheit. Damit Once-Only funktioniert, müssen diese Register verlässlich denselben Menschen oder dasselbe Unternehmen meinen, wenn sie ihn meinen.

Das Registermodernisierungsgesetz von 2021 hat dafür die steuerliche Identifikationsnummer als registerübergreifendes Ordnungsmerkmal bestimmt. Dazu kommt eine technische Infrastruktur, über die Register auf Anforderung und mit Einwilligung Daten austauschen.

Warum die Identifikationsnummer umstritten ist

An genau diesem Punkt wird es heikel. Eine Nummer, die einen Menschen über viele Register hinweg eindeutig identifiziert, ist aus Sicht vieler Datenschützer nah an einer zentralen Personenkennziffer – und die hat das Bundesverfassungsgericht in seiner Rechtsprechung stets kritisch gesehen.

Die Antwort des Gesetzgebers ist ein Datenschutzcockpit, das Bürgerinnen und Bürgern anzeigen soll, welche Behörde wann welche Daten ausgetauscht hat, plus technische Trennungen, die ein einfaches Zusammenführen aller Register verhindern. Ob das in der Praxis genügt, ist eine berechtigte Debatte – aber keine, die das Projekt aufhält.

Was Kommunen jetzt tun können

Für die kommunale Ebene klingt Registermodernisierung nach einem Bundesthema, auf das man wenig Einfluss hat. Das stimmt nur halb. Drei Dinge lassen sich vorbereiten:

• Datenqualität in den eigenen Fachverfahren prüfen. Once-Only funktioniert nur so gut wie die Daten, die abgerufen werden. Dubletten, veraltete Einträge und uneinheitliche Schreibweisen fallen spätestens beim automatisierten Abruf auf.
• Zuständigkeiten klären. Wer in Ihrem Haus verantwortet die Anbindung an die neuen Infrastrukturen? Diese Rolle früh zu besetzen, spart später Reibung.
• Prozesse vom Ergebnis her denken. Ein Antrag, der Daten automatisch zieht, ist ein anderer Prozess als einer, der ein PDF entgegennimmt. Wer das erst beim Go-live merkt, hat zu spät angefangen.

Mein Fazit

Registermodernisierung ist kein Leuchtturmprojekt, das man vorzeigt. Es ist das Fundament, auf dem alle sichtbaren Digitalisierungsversprechen erst tragen. Wer heute in Datenqualität und klare Zuständigkeiten investiert, wird morgen die Behörde sein, bei der Once-Only tatsächlich funktioniert – und nicht die, die noch immer nach dem Meldezettel fragt.